คงไม่มีใครปฏิเสธได้ว่า อินเตอร์เน็ตเป็นส่วนหนึ่งในชีวิตประจำวันของคนรุ่นใหม่ ไม่ว่าจะเป็นการใช้อินเตอร์เน็ตเพื่อความบันเทิง เพื่อการแลกเปลี่ยนข่าวสาร หรือเพื่อความรู้  โดยเฉพาะเมื่อต้องการข้อมูลอะไรก็ตาม เราก็จะเข้าหน้าเว็บเพื่อทำการค้นหาข้อมูลที่ต้องการ ส่วนใหญ่ก็คงหนีไม่พ้น กูเกิ้ล และอาจมีการใช้ ยาฮู หรือ บิง รวมถึงหน้าเว็บสำหรับการค้นหาข้อมูลอื่น ๆ  ซึ่งเทคโนโลยีที่อยู่เบื้องหลังเว็บที่กล่าวมานี้ ก็คือ Search Engine นั่นเอง

คุณลองคิดดูเล่น ๆ ว่า ถ้าพรุ่งนี้คุณตื่นขึ้นมา แล้วเข้าเว็บ แต่กลับพบว่าไม่มี Search Engine ใดๆ ให้ใช้เลย คุณจะทำอย่างไร คุณเคยคิดหรือไม่ว่า จะเกิดอะไรขึ้น ถ้าคนทั้งโลกไม่มี Search Engine ใช้ โลกคงจะโกลาหลเป็นแน่ ที่เป็นเช่นนี้ เพราะ Search Engine ได้กลายเป็นส่วนหนึ่งในชีวิตประจำวันของคนที่ท่องโลกอินเตอร์เน็ตไปแล้ว เช่นเดียวกับที่โทรศัพท์มือถือเป็นเสมือนอวัยวะส่วนหนึ่งของมนุษย์ไปแล้ว  Search Engine ได้เปลี่ยนวิถีการเรียนรู้และการใช้ชีวิตบนโลกของคนรุ่นใหม่ไปแล้วโดยที่เราเองอาจไม่ทันรู้ตัว

คุณเคยสงสัยบ้างไหมว่า เบื้องหลังเทคโนโลยี Search Engine ใช้ในการจัดเก็บและค้นหา ข้อมูล ข่าวสาร ให้เรานั้น บรรดานักพัฒนา Search Engine ต้องทำอะไรกันบ้าง และมันยุ่งยากซับซ้อนขนาดไหน ก่อนอื่น เรามาทำความเข้าใจกับเรื่องของข้อมูลกันก่อน

เราคงคุ้นเคยกับคำที่เราพูดถึง และได้ยินกันอยู่เป็นประจำ กับคำว่า “ข้อมูล (Data)” “ข่าวสาร (Information)” และล่าสุดคำว่า “เนื้อหา (Content)” โดยเฉพาะคำที่เราได้ยินได้พบเห็นอยู่บ่อย ๆ ตามหน้าหนังสือพิมพ์บ้าง นิตยสารต่าง ๆ บ้าง ก็คือคำว่า “ดิจิตอล คอนเท้นท์ (Digital Content)” คำเหล่านี้ ถูกใช้ในโลกของคอมพิวเตอร์ โดยมีความหมายแตกต่างไปจากความหมายที่เราใช้ในชีวิตประจำวัน ถ้าคุณไม่ใช่คนที่ทำงานด้านไอที ก็อาจจะเข้าใจความหมายคำเหล่านี้ผิดเพี้ยนไปบ้าง เพื่อให้คุณเข้าใจความหมายของคำเหล่านี้ตรงกัน ผมจะอธิบายคำเหล่านี้ก่อน เพื่อให้เข้าใจตรงกัน

 คำว่า “ข้อมูล (Data)” เป็นคำที่เกิดขึ้นมานานมากแล้ว ในยุคแรกๆที่มีการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการประมวลผล ช่วยคำนวณค่าต่างๆ  คำว่า “ข้อมูล (Data)” หมายถึง สิ่งที่นำมาใช้ในการประมวลผล (Processing) เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ เรียกเป็นคำรวมว่า “การประมวลผลข้อมูล (Data Processing)”

คำว่า “ข่าวสาร (Information)” เป็นคำที่เกิดขึ้นในยุคต่อมา หลังจากยุคการประมวลผลข้อมูล น่าจะเกิดขึ้นในช่วงที่ระบบคลังข้อมูล (Data Warehouse) เริ่มเป็นที่นิยม และเกิดเทคโนโลยีด้านการวิเคราะห์ข้อมูล (Analytics) ผลลัพธ์ที่ได้จากการวิเคราะห์ เราเรียกว่า “ข่าวสาร (Information)”

ข้อมูลในช่วงเวลาดังกล่าวจะอยู่ในรูปแบบที่สามารถนำไปประมวลผลได้ ในขณะเดียวกัน ก็เกิดข้อมูลอีกประเภทหนึ่ง ที่ไม่ได้เอาไปประมวลผล เช่น รูปภาพ (Image), เสียง (Sound) และภาพเคลื่อนไหว (Video) ที่เรียกรวม ๆ ว่า Multi-Media และยังเกิดข้อมูลประเภทอื่นขึ้นอีกมากมาย เช่น ไฟล์ไมโครซอฟท์ออฟฟิศต่าง ๆ ได้แก่ เวิร์ด, เอ็กเซล, พาวเวอร์พอยท์, ไฟล์เขียนแบบ (Drawing) ตลอดจนไปถึงไฟล์ข้อมูลสารสนเทศทางภูมิศาสตร์ หรือเรียกกันติดปากว่า “จีไอเอส (GIS)” ซึ่งก็คือข้อมูลแผนที่นั่นเอง

เมื่อมีการเชื่อมต่อกันทั้งโลกด้วยอินเตอร์เน็ต ก็เกิดข้อมูลประเภทใหม่อีกหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น HTML, XML และอื่น ๆ อีกมากมาย จนทำให้ข้อมูลที่มีรวมกันทั้งโลกนับเป็นปริมาณมหาศาล ซึ่งมีทั้งข้อมูลที่มีประโยชน์และไม่มีประโยชน์รวม ๆ กัน ทำให้มีการนิยามคำใหม่ให้กับข้อมูลที่มีประโยน์ว่า “เนื้อหา (Content)” และเรียกเนื้อหาที่มีอยู่ในโลกคอมพิวเตอร์ว่า “ดิจิตอล คอนเท้นท์ (Digital Content)”  ทั้งนี้ข้อมูลในรูปแบบเก่า ๆ ที่เป็นกระดาษ เทปเพลง แผ่นเสียง แม้กระทั่งแผ่นซีดี และดีวีดี คงจะค่อย ๆ หมดไป กลายเป็น “ดิจิตอล คอนเท้นท์ (Digital Content)” ทั้งหมดในอนาคตอันใกล้

โลกอินเตอร์เน็ตที่เชื่อมต่อถึงกันนั้น ทำให้ข้อมูลทั้งโลกอยู่ในมือของเรา แต่ทว่ามันมีมากเกินไป ถ้าเราไม่มีเครื่องมือช่วยกลั่นกรอง เราก็คงไม่สามารถนำข้อมูลที่มีอยู่ทั้งโลกมาใช้ให้เกิดประโยชน์ได้ และเครื่องมือที่ว่าก็คือ Search Engine นั่นเอง ด้วยความสามารถในการกำหนดเงื่อนไขในการกลั่นกรองข้อมูล ทำให้เราสามารถได้รับข้อมูลที่เพียงเท่าที่ต้องการ ความสามารถดังกล่าว มีดังนี้

                        การค้นแบบวลี เช่น ข้อความว่า “การทำงาน” เป็นต้น

                        การค้นแบบตรรกะ (Boolean Search) ได้แก่ และ (AND),หรือ (OR), ไม่ (NOT)

                        การค้นแบบบางส่วนของคำ (Wildcard) เช่น ขึ้นต้นด้วยคำว่า “การ*”

                        การค้นแบบกำหนดตำแหน่งของคำ (Word Position) เช่น ต้องการค้นคำว่า “จลาจล” อยู่ห่างจากคำว่า “ไทย” ไม่เกิน 5 คำ

                        การค้นแบบคำพ้องเสียง (Phonics) เช่น คำว่า พร, พอน เป็นต้น

                        การค้นแบบรากคำเดียวกัน (Stemming) แบบนี้จะมีเฉพาะในภาษาอังกฤษ เช่น คำว่า Sit, Sat, Sitting, Sits เป็นต้น

                        การค้นหาตัวเลขเป็นช่วง (Numeric Range) เช่น ปี 2500 – 2554 เป็นต้น

                        การค้นแบบคำใกล้เคียง (Fuzzy) เช่น คำว่า การ, กาน, กาล, กาฬ เป็นต้น

                        การค้นแบบคำที่มีความหมายเหมือนกัน (Thesaurus/Synonym) เช่น คำว่า กิน, ทาน, รับประทาน, เจี๊ยะ, เสวย, ฉัน, Eat เป็นต้น

          และยังมีรูปแบบการกลั่นกรองแบบอื่น ๆ อีกหลายอย่าง เช่น ค้นรูปแบบอีเมล เบอร์โทรศัทพท์ เป็นต้น

          การให้คำแนะนำในการค้น ก็เป็นอีกความสามารถหนึ่ง ในกรณีของกูเกิล เมื่อใส่คำที่ต้องการค้นว่า “Moden Information Retrieval” ระบบจะแสดงคำแนะนำดังนี้

                                กำลังแสดงผลการค้นหาสำหรับ Modern Information Retrieval.

ค้นหาคำเหล่านี้แทน Moden Information Retrieval.

 การให้คำแนะนำแบบนี้มีความสำคัญ และสามารถช่วยให้การค้นหาถูกต้อง ใกล้เคียงสิ่งที่ต้องการมากขึ้น ไม่ต้องเสียเวลาแก้คำผิด ความสามารถแบบนี้ทำได้โดยอาศัยอัลกอริทึม ที่เรียกว่า Edit Distance ร่วมกับข้อมูลด้านสถิติคำที่คนเข้าไปทำการค้นหา ก็จะสามารถแสดงคำแนะนำดี ๆ แบบนี้ได้

การเรียงลำดับผลลัพธ์จากการค้น (Rank) เป็นส่วนที่มีความสำคัญที่สุด เพราะผลลัพธ์จากการค้น อาจมีได้เป็น ล้าน ๆ ผลลัพท์ ผลลัพธ์แรก ๆ ควรจะต้องตรงตามความต้องการของเรามากที่สุด เราคงไม่ไปนั่งเปิดดูทีละหน้าไปเรื่อย ๆ เป็นร้อย ๆ หน้าแน่ วิธีการเรียงลำดับผลลัพท์ในอดีตจะใช้ Hit rate (Hit rate คิดจากจำนวนคำที่พบในหนึ่งเอกสาร เอกสารที่พบ Hit rate มากที่สุดถือว่าเป็น 100% จะแสดงขึ้นมาเป็นลำดับแรกและจากนั้นจะลดหลั่นกันลงไป) แต่ในปัจจุบันการเรียงลำดับมีหลากหลายวิธี ขึ้นอยู่กับผู้สร้าง Search Engine

 การจัดหมวดหมู่ข้อมูล ก็มีความสำคัญไม่แพ้การค้นหา ด้วยปริมาณข้อมูลที่มีอยู่มากและเพิ่มขึ้นทุกวัน การจัดหมวดหมู่โดยอาศัยคนเป็นผู้แยกแยะคงทำได้ยาก ดังนั้น Search Engine ต้องมีการจัดหมวดหมู่ข้อมูลแบบอัตโนมัติ (Automatic Content Categorize) โดยอาศัยศาสตร์ของคอมพิวเตอร์ด้านปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence) มาช่วย โดยให้คอมพิวเตอร์เรียนรู้ต้นแบบข้อมูล ว่าจะจัดเข้าหมวดใดก่อน เมื่อคอมพิวเตอร์ได้รับการสอนเรียบร้อยแล้ว มันก็จะสามารถจัดหมวดหมู่ได้ด้วยตัวมันเอง

การใช้ Search Engine เช่น กูเกิล ยาฮู หรือ บิง ในการค้นหาข้อมูลที่เป็นภาษาไทยค่อนข้างมีปัญหามาก เหตุผลก็เพราะว่า คนสร้าง Search Engine เหล่านี้ส่วนใหญ่เป็นชาวต่างชาติ ไม่เข้าใจภาษาไทยดีพอ และที่สำคัญขนาดตลาดของประเทศไทยนั้นเล็กมาก ถ้าเทียบกับตลาดของอเมริกา ยุโรป ญี่ปุ่น จีน หรือ อินเดีย จึงเป็นเหตุให้ภาษาไทยไม่ได้รับการใส่ใจเท่าที่ควร ดังนั้น เราคนไทยผู้ซึ่งเข้าใจภาษาไทยดีกว่าใครคงต้องลงมือแก้ไขปัญหาเหล่านี้กันเอง

 ถึงตรงนี้ เรามาดูวิธีการจัดการภาษาไทยของ Search Engine กัน ก่อนอื่นเราต้องทำความเข้าใจกับภาษาไทยก่อน ภาษาไทยนั้นเขียนเรียงติดกันไป จะเว้นวรรคเป็นช่วง ๆ ระหว่างวลีหรือประโยค ส่วนภาษาอังกฤษนั้นเขียนแบบเว้นวรรคทุกคำ และโดยส่วนใหญ่แล้วการทำงานของ Search Engine จะทำดัชนีที่คำ (Search Engine บางตัวไม่ทำดัชนีที่คำ แต่ใช้วิธีนับตัวอักษรแทนก็มี) เพราะฉะนั้น ถ้าจะให้ Search Engine ทำดัชนีที่คำของภาษาไทยได้ เราก็ต้องแบ่งข้อความภาษาไทยให้เหมือนภาษาอังกฤษ คือ เว้นวรรคเป็นคำ ๆ ซึ่งก็น่าจะใช้ได้เป็นส่วนใหญ่แล้ว วิธีการนี้เราเรียกว่า “การตัดคำภาษาไทย” โดยปกติดจะใช้ พจนานุกรมคำศัพท์ภาษาไทย ช่วยในการตัดคำ เพียงแต่ว่า วิธีการนี้ไม่สามารถตัดคำภาษาไทยได้สมบูรณ์ เนื่องจากหลายสาเหตุ เช่น ความกำกวมของภาษา ตัวอย่างเช่น “ตา-กลม” “ตาก-ลม” และที่เคยพบในกูเกิล คือค้นคำว่า “ตลาด” พบคำว่า “เขตลาดกระบัง” นอกจากนี้ ภาษาไทยยังมีการเขียนคำทับศัพท์ ชื่อเฉพาะ และอีกหลายสาเหตุ ทำให้การสร้าง Search Engine ที่รองรับภาษาไทยค่อนข้างมีปัญหา สำหรับวิธีการแก้ปัญหาต่าง ๆ ที่กล่าวมาจะยังไม่กล่าวในที่นี้ เนื่องจากมีความซับซ้อนมากเกินไป

ภาษาไทยกับการค้นแบบบางส่วนของคำ (Wildcard) ปัญหาอยู่ตรงที่ว่า แม้กระทั่งคนไทยเอง ก็สับสน ระหว่าง “คำ” กับ “วลี” เนื่องจากความกำกวมของภาษา ตัวอย่างเช่น ข้อความว่า “ที่ดิน” ควรจัดเป็นคำ “ที่ดิน” หรือวลี “ที่-ดิน” กันแน่ ความกำกวมแบบนี้ ก็สร้างปัญหาให้กับผู้พัฒนา Search Engine เช่นกัน

การค้นแบบคำพ้องเสียงในภาษาไทย (Phonics หรือ Soundex) ต้นแบบมาจากชาวอเมริกันชื่อว่า Margaret K. Odell และ Robert C. Russell เป็นผู้คิดค้นหลักการค้นแบบพ้องเสียง และต่อมาได้มีผู้นำหลักการนี้มาทำการปรับปรุงให้สามารถใช้กับภาษาไทยได้ ได้แก่ 1. กฎการเข้ารหัสซาวน์เด็กซ์ของ วิชิต หล่อจีระชุณห์กุล และ เจริญ คุวินทร์พันธุ์ 2. กฎการเข้ารหัสซาวน์เด็กซ์ของ วรรณี อุดมพาณิชย์ 3. การปรับปรุงการเข้ารหัสซาวน์เด็กซ์โดย นิลเนตร อรุณวงศ์ ณ อยุธยา 4. แบบจำลองการเข้ารหัสซาวน์เด็กซ์ของ เทพพิทักษ์ การุณบุญญานันท์ และคณะ สำหรับผลลัพธ์ที่ได้ก็น่าจะเพียงพอต่อการใช้งาน

 การค้นแบบคำใกล้เคียง (Fuzzy) อัลกอริทึมที่ใช้เรียกว่า edit distance โดยวิธีที่เป็นที่นิยมมากที่สุด คือ Levenshtein Distance หลักการ ก็คือ เปรียบเทียบข้อความสองข้อความ ในรูปแบบที่เป็นตัวอักษรที่ละตัว แล้วดูว่า ถ้าจะเปลี่ยนตัวอักษรจากข้อความหนึ่ง ไปเป็นตัวอักษรของอีกข้อความหนึ่งต้องทำอย่างไร ระยะการเปลี่ยนแบบนี้ เราเรียกว่า Edit Distance ส่วนวิธีการเปลี่ยน ก็แล้วแต่คนเขียนโปรแกรมว่าจะทำอย่างไรบ้าง เช่น แทรก (Insert), แทนที่ (Replace), ลบ (Delete) หรือ เปลี่ยนตำแหน่ง (Transpose) โดยเมื่อจะใช้กับภาษาไทย เราต้องดูลักษณะการเรียงลำดับตัวอักษรของภาษาไทยด้วย เพราะการเรียงลำดับตัวอักษรภาษาไทยไม่เหมือนภาษาอื่น

การค้นแบบคำที่มีความหมายเหมือนกัน (Thesaurus/Synonym) ในกรณีนี้ต้องสร้างฐานข้อมูลคำเหมือน คำคล้าย ในภาษาไทยให้กับ Search Engine ถ้ามีคำมาก การค้นก็ถูกต้องมากยิ่งขึ้น

จากประเด็นปัญหาการใช้ Search Engine กับภาษาไทยดังกล่าวข้างต้น จึงได้มีการพัฒนา Search Engine สำหรับภาษาไทย ชื่อว่า “Kool Quest”  ที่มีอัลกอริทึมในการจัดการกับปัญหาภาษาไทยได้ค่อนข้างสมบูรณ์ เพราะมีการพัฒนาด้านภาษาไทยตามหลัก modern linguistics และประยุกต์วิทยาการด้านปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence – AI) ในการแก้ปัญหาภาษาไทย โดยขอบเขตการศึกษาและพัฒนาครอบคลุมเรื่องการตัดคำภาษาไทยเพื่อการค้นหา (Thai Word Break), การรู้จำเสียงภาษาไทย (Thai Speech Recognition), การอ่านภาษาไทย (Thai Text to Speech), การเข้าใจภาษาไทย (Thai Language Understanding), การแปลภาษา ไทย-อังกฤษ, อังกฤษ-ไทย (Machine Translation English-Thai, Thai-English) และ Information Extraction อีกด้วย

 หากวันนี้องค์กรใดที่มีข้อมูลมากและต้องการระบบ  Search Engine ที่มีประสิทธิภาพเข้ามาช่วยในการสืบค้น ข้อมูล  Kool Quest จึงเป็นอีกหนึ่งช่องทางที่ช่วยสนับสนุนธุรกิจให้ง่ายขึ้น

แหล่งที่มา : คุณไพฑูรย์ ชีวินศิริวัฒน์ หัวหน้าทีมวิจัยและพัฒนา บริษัท เทคสเฟียร์ จำกัด

ขณะที่ไอแพดทำรายได้ให้แอปเปิลราว 6,000 ล้านหรียญ รายได้จากแมคอยู่ที่ 5,000 เหรียญ นั่นหมายความว่าไอแพคก้าวขึ้นมาเป็นสินค้าทำรายได้อันดับ 2 ของแอปเปิลรองจากแมคทั้งที่ไอแพดโผล่ออกมาสู้ท้องตลาดได้แค่  15 เดือน ในขณะที่แมคอยู่คู่กับแอปเปิลมานมนานมาก รวมเบ็ดเสร็จแล้วไอดีไวซ์ หรืออุปกรณ์ที่ใช้ระบบปฎิบัติการ IOS อันได้แก่ ไอโฟน ไอแพด และไอพอดทัชขายไปได้ทั้งหมด 33 ล้านเครื่อง เมื่อลองนำตัวเลขนี้ไปเปรียบเทียบกับยอดพีซีของยักษ์ใหญ่ในธุรกิจพีซีแล้วปรากฎว่าสูงกว่ายอดขายพีซีทั้งของเอชพีและเดลล์รวมกัน ทั้งหมดนี้ไม่ได้มีความหมายเพียงแค่ว่า IOS ขายดีเพียงอย่างเดียว แต่มีผู้ตั้งข้อสังเกตว่ามันเป็นสัญญาณของการเปลี่ยนแปลงยุคสมัยที่ชัดเจน

นั่นคือเราก้าวมาถึงโลกหลังยุคพีซีหรือโพสต์พีซีเออร่ากันแล้วจริง

คนโยกย้ายวิถีชีวิตและการทำงานของพวกเขามาสู่อุปกรณ์โมบายซึ่งในกรณีของแอปเปิลก็คือ ไอโฟน หรือไอแพค อะไรต่อมิอะไรก็มาทำกันอยู่ที่อุปกรณ์ 2 อย่างนี้ บทบาทของพีซีถูกลดลงไปจากเดิมมากมาย แม้กระทั่งในฐานะอุปกรณ์สำนักงานก็ตามที นับจากนี้ไปเราจะเห็นพีซีกลายเป็นอุปกรณ์เฉพาะทางมากขึ้นเรื่อยๆ ในขณะที่อุปกรณ์โมบายโดยเฉพาะแท็บเลตกลายมาเป็นอุปกรณ์ทั่วไปคล้ายกับยุคที่เราเปลี่ยนจากการเขียนด้วยมือมาใช้พิมพ์ดีด และจากพิมพ์ดีดมาเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์

ถ้าดูยุทธศาสตร์ของแอปเปิลก็จะยิ่งเห็นชัดเจนขึ้นเรื่อยๆ แอปเปิลกำลังเริ่มจะสลัดไอดีไวซ์ให้หลุดจากการพึ่งพิงพีซีด้วยบริการไอคลาวด์ ลดชั้นเครื่องแมคลงไปจากเดิมที่เคยเป็นศูนย์กลางของดิจิทัลฮับ แล้วไปพึ่งพิงคลาวด์เซอร์วิแทน ตั้งแต่การแบ๊กอัพข้อมูล

ยังต้องใช้เวลาอีกสักระยะกว่าจะไปถึงจุดนั้นโดนเบ็ดเสร็จ แต่ดูเหมือนจะอีกไม่นานนัก แม้กระทั่งเครื่องแมคเองก็เอนเอียงมาในทิศทางนี้ชัดเจน อย่างเช่นล่าสุด OS x Lion ซึ่งเป้นระบบปฎิบัติการเวอร์ชั่นใหม่ของแมคก็เปิดให้อัพเกรดผ่านแมค แอพ สโตร์ ซึ่งเป็นออนไลน์สโตร์ของแมคเท่านั้น

ล่าสุดมานี้เราเห็นความเคลื่อนไหวอีกอย่างที่เป็นส่วนหนึ่งของยุทธศาสตร์แอปเปิลในการผลักดันให้ IOS กลายเป็นอุปกรณ์สำนักงานทั่วไปในองค์กรธุรกิจก็คือ ไอจูนส์ แอป สโตร์ เปิดขายแอปแบบซื้อคราวละมากๆ หรือวอลุ่มเพอร์เชสชิ่งแล้วหลังจากออกข่าวมาได้ราวสัปดาห์เศษ ๆ

ยกตัวอย่างง่าย ๆ อาจจะเข้าไปซื้อคีย์โน๊ตสัก 100 ไลเซนส์ ซื้อครั้งเดียวจ่ายเงินครั้งเดียวแล้วนำรหัสตามจำนวนที่ซื้อไปให้พนักงานแต่ละคนเข้าแอปสโตร์ติดตั้งกันเอง จากเดิมที่พนักงานแต่ละคนต้องซื้อเองแล้วเอาหลักฐานมาเบิก แม้ว่าตอนนี้บริการนี้จะเปิดเฉพาะในสหรัฐอเมริกาเท่านั้น แต่มันสะท้อนสิ่งที่เรียกว่าโลกหลังยุคพีซีชัดเจนมาก

แหล่งที่มา:ประชาชาติธุรกิจ ฉบับ วันจันทร์ที่ 25 – วันพุธที่ 27 กรกฏาคม 2554

MS Word File

บริษัท เทคสเฟียร์ จำกัด นำทีมโดยคุณไพฑูรย์ ชีวินศิริวัฒน์ ผู้จัดการทั่วไป ได้จัดงานเปิดตัว “Grand Opening  Kool Keeper” ขึ้น  ซึ่งบริษัทเทคสเฟียร์ได้พัฒนาผลิตภัณฑ์  KOOL KEEPER จนประสบความสำเร็จมา  และพร้อมที่จะให้พนักงานในองค์กรได้ใช้งานจริงกับผลิตภัณฑ์ที่ได้ทำการพัฒนาขึ้นมาเอง

KOOL KEEPER  เป็นระบบงานที่ใช้สำหรับจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็คทรอนิกส์ เช่น Ms Word, Excel, PDF Image และไฟล์อื่นๆ ทุกประเภท สามารถบริหารจัดการเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและไม่สูญหาย ง่ายต่อการค้นหาเอกสารในเวลาอันสั้น ลดค่าใช้จ่ายในการเก็บเอกสาร และป้องกันการรั่วไหลเอกสารที่สำคัญอีกด้วย

นอกจากนี้ยังได้มีการเปิดตัว KOOL KEEPER ผ่านระบบ Call Center ( 02-685 9333 ) งานนี้ได้รับเกียรติจาก คุณมยุรี  ชาติเมธากุล  กรรมการผู้จัดการ   กลุ่มบริษัทจีเอเบิล  มาร่วมตัดริบบิ้นเปิดตัวงานดังกล่าว ณ ชั้น 22 อาคารปัญจธานี

ซึ่งภายในงานดังกล่าว ได้จัดสาธิตเทคนิคการทำงานระบบการทำและจัดเก็บเอกสารในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์อย่างเต็มรูปแบบ โดยเริ่มจากการับค่าจากผลิตภัณฑ์ของ Canon ที่ทรงประสิทธิภาพ ส่งตรงมายังหน่วยการประมวลผลและจัดเก็บโดย Kool Keeper และ K2 ซึ่งเป็นเทคโนโลยีในการสร้างเอกสารและบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่รวดเร็วและแม่นยำ สามารถสแกนเอกสารจำนวนมากพร้อมทั้งทำการจัดชุดเอกสารและคัดแยกประเภทโดยอัตโนมัติ รวมทั้งมีการออกแบบให้มีประสิทธิภาพสูงสุดกับการใช้งานในประเทศไทย ไม่ว่าจะเป็นความสามารถเรียนรู้ข้อความภาษาไทยจากเอกสารสแกนและการค้นหาข้อความ

ในเอกสารตามดิกชันนารีภาษาไทย เพิ่มระบบบีบอัดให้ไฟล์มีขนาดเล็กเพื่อความประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บและสามารถเรียกดูได้อย่างรวดเร็ว มีความสามารถในการจัดการเวอร์ชันและการกำหนดอายุในการจัดเก็บ

เอกสาร ที่สำคัญ คือมีความสามารถตามข้อกำหนดที่ระบุไว้ใน คำสั่งของกรมสรรพากรอย่างครบถ้วนอย่างแท้จริง

ในปัจจุบัน ประเทศทางฝั่งตะวันตก เช่น สหรัฐอเมริกา และประเทศในแถบยุโรปได้มีการนำเสนอ กฎหมาย (Compliance Laws) และมาตรฐานต่างๆ เกี่ยวกับการบังคับใช้ข้อมูลสารสนเทศออกมามากมาย กฏหมายหรือมาตรฐานบางฉบับที่น่าจะเป็นที่รู้จัก เช่น HIPAA, SOX, CFR และGLBA มาตรฐานเหล่านี้ถูกร่างขึ้นมาเพื่อนำไปใช้ในกลุ่มธุรกิจที่แตกต่างกันไป เช่น HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) ใช้สำหรับธุกิจ Health Insurance SOX (Sarbanes–Oxley Act) เป็นกฎหมายที่บังคับใช้ในสหรัฐอเมริกาสำหรับบริษัทที่จดทะเบียนอยู่ในตลาดหลักทรัพย์

อย่างไรก็ตาม จากบทวิเคราะห์ต่างๆ ชี้ให้เห็นว่ากฎหมายหรือมาตรฐานเหล่านี้มีเป้าหมาย ความต้องการ และ แนวทางแก้ปัญหาเดียวกัน ข้อเท็จจริงก็คือกฎหมายหรือมาตรฐานเหล่านี้ถูกเขียนขึ้นภายในองค์กรหรือหน่วยงานอื่นนอกองค์กรโดยมีเป้าหมายคือ ต้องการปรับปรุงสิ่งที่องค์กรได้ทำไปแล้วให้ดีขึ้น  รวมถึงป้องกันองค์กร ลูกค้า และคู่ค้าจากความเสี่ยงต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นในการทำธุรกรรม

ดังนั้น ข้อกำหนดทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology Compliance) คือ กฎที่ว่าด้วยการปฏิบัติ และบริหารจัดการทรัพยากรสารสนเทศ ในขณะเดียวกัน จะต้องสนับสนุนแนวคิดอันเป็นรากฐานขององค์กรด้วย ซึ่งสุดท้ายแล้วทุกข้อกำหนด จะถูกใช้เป็นกฎข้อบังคับที่ในแต่ละองค์กรจะต้องปฏิบัติตาม ในการที่จะทำเรื่องนี้ให้สำเร็จได้จะต้องมีการวางแผนงานในการบังคับใช้ ซึ่งในทางปฏิบัติควรจะแยกเป็นระยะตามขั้นตอนดังนี้

• การทำความเข้าใจความหมาย และความจำเป็น
• การประเมินความเสี่ยง
• การกำหนดนโยบาย (Policy) และการควบคุม (Control) ให้มีผลบังคับใช้
• การติดตาม ตรวจสอบ บังคับ และจัดทำเอกสาร

1. การทำความเข้าใจความหมาย และความจำเป็น

หนึ่งในปัญหาใหญ่ที่สุดขององค์กรส่วนใหญ่ก็คือ พนักงานขององค์กรไม่รู้ว่ากฎข้อบังคับใดมีผลกระทบกับการดำเนินงานหรือมีผลกระทบกับเทคโนโลยีที่ใช้ในองค์กร  การมอบหมายให้เจ้าหน้าที่สารสนเทศที่ไม่เคยผ่านการอบรมหรือมีความรู้เกี่ยวกับ Compliance เป็นผู้สื่อความให้พนักงานในองค์กร และดำเนินการทำให้มีผลบังคับใช้ (Implement) จะก่อให้เกิดความสับสนแก่พนักงาน จะนำไปสู่ความไม่พอใจเกิดอคติในที่สุด ดังนั้นจึงเป็นวิธีที่ไม่ถูกต้องนักในการที่จะเริ่มโดยวิธีนี้

การสื่อความ การทำความเข้าใจ และการดำเนินการให้มีผลบังคับนั้นจึงเป็นงานที่ค่อนข้างจะยาก ที่จะทำให้เกิดความร่วมมือร่วมใจในการทำตามข้อกำหนดกฎเกณฑ์ (Compliance Regulations) ที่ถูกตั้งขึ้นใหม่ภาระหน้าที่ควรจะถูกแบ่งเป็นความรับผิดชอบระหว่างผู้บริหาร          และผู้เชี่ยวชาญด้านสารสนเทศ โดยในแง่ของผู้บริหารมีหน้าที่ต้องรับผิดชอบในการกำหนดนโยบายเพื่อใช้เป็นมาตรฐานขององค์กรที่จะต้องสอดคล้องกับมาตรฐานต่างๆ ภายนอกองค์กรด้วย ในส่วนของผู้เชี่ยวชาญด้านสารสนเทศจะต้องรับผิดชอบในส่วนของ อุปกรณ์ เครือข่าย และระบบสารสนเทศ โดยต้องมั่นใจได้ว่าสิ่งเหล่านี้สามารถรองรับ กฎหมาย ข้อกำหนด หรือข้อบังคับตามนโยบายนั้นได้ และข้อสำคัญที่สุด คือการสื่อความ ความอดทน และการทำงานเป็นทีมคือหัวใจสำคัญที่จะทำให้ขั้นตอนนี้สำเร็จลุล่วงไปได้

2. การประเมินความเสี่ยง

เมื่อผู้ที่มีความกังวลในองค์กรได้เข้าใจถึงความสัมพันธ์ และความหมายของการที่จะบรรลุเป้าหมายในการทำให้เกิดการปฏิบัติตามข้อกำหนดแล้ว ยังจำเป็นที่จะต้องเข้าใจถึงงานที่เหลือที่จะต้องใช้ความร่วมมือพื่อให้ความสำเร็จเกิดขึ้นได้อย่างแท้จริง โดยหลักแล้วการเข้าใจถึงสถานะปัจจุบันของความปลอดภัยสารสนเทศ และสิ่งที่ยังต้องมีเพิ่มเติมเพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดถือเป็นเรื่องสำคัญ

ดังนั้นควรจะจัดให้มีการนำเอาวิธีการประเมินความปลอดภัย (Security Assessment) ที่มีการใช้อย่างเป็นทางการมาใช้ในองค์กร โดยต้องครอบคลุมในเรื่องต่างๆ ดังต่อไปนี้

การวางแผน: คือการกำหนดขอบเขตของระบบโดยคำนึงถึงลักษณะทางธุรกิจ องค์กร สถานที่ ทรัพย์สิน และเทคโนโลยี

การรวบรวมข้อมูล: การเก็บรวบรวมข้อมูลของทั้งองค์กร และข้อมูลที่ใช้ในเชิงของการปฏิบัติในองค์กรซึ่งถูกนิยามไว้ในขอบเขตของระบบเพื่อนำมาวิเคราะห์ และพัฒนาเป็นแบบสอบถามต่อไป

การประเมินผลทางด้านกระบวนการทางธุรกิจ: ในขั้นตอนนี้จะสัมภาษณ์ผู้ใช้หลักของกระบวนการ (Key Business Process Owner) และกระบวนการหลักต่างๆ จะต้องถูกทดสอบ วิเคราะห์ และบันทึกไว้เป็นเอกสาร ผลลัพธ์ของขั้นตอนนี้จะได้ถูกนำมากลั่นกรองหรือใช้เพิ่มเติมในการสร้างเป็นแบบสอบถาม ต่อไป

การประเมินผลทางด้านเทคโนโลยี: ผู้ที่เป็นเจ้าของหลักในส่วนที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีต่างๆ จะถูกสัมภาษณ์ โดยเทคโนโลยีหลักเหล่านี้จะต้องถูกทดสอบ วิเคราะห์ และบันทึกไว้เป็นเอกสาร ผลลัพธ์ของขั้นตอนนี้จะได้ถูกนำมากลั่นกรองหรือใช้เพิ่มเติมในการสร้างเป็นแบบสอบถาม ต่อไป

รายงานวิเคราะห์ด้านความเสี่ยง และความต่าง: การประเมินด้านความเสี่ยง การคำนวณคะแนนความเสี่ยง และการวิเคราะห์ความต่าง (Gap Analysis) ควรจะถูกบันทึกเป็นรายงาน คู่ไปกับการควบคุมตามคำแนะนำ

การประเมินเกี่ยวกับความปลอดภัยสารสนเทศถือว่าเป็นเรื่องสำคัญในวงจรการพัฒนาเพื่อให้ทุกคนยอมปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ได้ถูกตั้งขึ้น การที่องค์กรขาดทักษะ หรือมีความชำนาญไม่พอในเรื่องเหล่านี้ควรจะ ขอคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญที่มีชื่อเสียงหรือประสบการณ์เกี่ยวกับเรื่องนี้โดยตรง

3. การกำหนดนโยบาย (Policy) และการควบคุม (Control) ให้มีผลบังคับใช้

องค์กรจะต้องมีกรอบกติกาทางด้านความปลอดภัยซึ่งมีพื้นฐานมาจากแนวปฏิบัติชั้นนำที่เป็นที่รู้จัก ซึ่งไม่แค่ทำให้เกิดการปฏิบัติตามข้อกำหนด ด้วยนโยบายและกฏข้อบังคับ แต่ยังช่วยระบุ ความเสี่ยง (risk), ช่องว่างของการปฏิบัติตามข้อกำหนด (compliance gaps) และรายงานสถานะปัจจุบันทางด้านสภาพแวดล้อมด้านความปลอดภัย กรอบกติกาทางด้านความปลอดภัยจะต้องกำหนดกระบวนการสนับสนุนที่ทำให้การบริหารจัดการความเสี่ยงและการปฏิบัติตามข้อกำหนดยังคงดำเนินอยู่ได้ และต้องสร้างจากแนวปฏิบัติชั้นนำที่เป็นที่รู้จัก หรือมาตรฐานที่เป็นที่ยอมรับ และกฏหมายที่มีผลบังคับใช้

การปฏิบัติตามข้อกำหนด (Compliance) ตั้งต้นมาจากนโยบายขององค์กร ไปสู่ด้านเทคโนโลยีขององค์กร เช่น ถ้าหากความต้องการทางด้านสิทธิการใช้งาน และการป้องกันข้อมูลระบุว่า ข้อมูลเหล่านั้นจะต้องถูกเข้ารหัสเพื่อป้องกันการรั่วไหล องค์กรควรจะคำนึงถึงการสร้างนโยบาย (Policy) ที่กำหนดมาตรฐานการเข้ารหัสเพื่อปกป้องข้อมูลแทนการคำนึงถึงการตั้งค่าเพื่อเข้ารหัสในอุปกรณ์ต่างๆ ที่มี เมื่อนโยบายนี้มีผลบังคับใช้ การดำเนินการ การกำหนดแผน และการตั้งกฎกติกาอื่นๆ จะต้องสอดคล้องกับนโยบายหลักที่ได้กำหนดไว้ในตอนต้น ถ้าหากนโยบายดังกล่าวถูกบังคับใช้ และมีการปฏิบัติตามแล้วสิ่งที่ต้องบริหารจัดการก็เหลือเพียงแค่มาตรฐานเท่านั้น การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้นกับแต่ละอุปกรณ์ทางด้านเทคโนโลยี จะคงเหลือเพียงว่า อุปกรณ์นั้นๆ เป็นไปตามข้อกำหนดหรือไม่ และหากไม่เป็นไปตามข้อกำหนดจะต้องทำอย่างไร จะเห็นได้ว่านโยบายที่ถูกร่างขึ้นจะต้องถูกกำหนดด้วยข้อความไว้อย่างชัดเจนว่า “ควรจะ” หรือ “ต้อง” ในการอธิบายขั้นตอนปฏิบัติต่างซึ่งจะทำให้ลดปัญหาในการปฏิบัติตาม และแก้ไขได้ด้วย.

ในการกำหนดนโยบายควรจะรวมกระบวนการทางธุรกิจ แนวปฏิบัติ และความปลอดภัยซึ่งมีทั้งเอกสาร ข้อมูลหรืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ และทรัพยากรอื่นที่ไม่ใช่อิเล็กทรอนิกส์ ยกตัวอย่างเช่น เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์หรือส่งออกทาง Fax ไปยังอุปกรณ์ปลายทางที่ไม่มีระบบความปลอดภัย แทนทีจะเขียนนโยบายเพียงอ้างถึงอุปกรณ์ และเทคโนโลยีของอุปกรณ์นั้น ควรจะเขียนให้มีเนื้อหาที่ทำให้ผู้อ่านในระดับที่ไม่ใช่เจ้าหน้าที่ระดับเทคนิคเข้าใจได้ด้วย โดยการรวมกระบวนการหรือแนวปฏิบัติทางธุรกิจเข้าไปเช่น “เฉพาะเจ้าหน้าที่ผู้มีสิทธิ์ในการเรียกดู และสั่งพิมพ์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้นเท่านั้นที่จะสามารถสั่งพิมพ์ไปยังเครื่องพิมพ์ที่ตนเองมีสิทธิ์ใช้ได้ โดยเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และเครื่องพิมพ์นั้นจะต้องมีการแสดงรายชื่อผู้ใช้หรือกลุ่มผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ใช้งานอย่างชัดแจ้ง”

การควบคุมควรจะจัดให้มีการควบคุมแบบรวมศูนย์ และให้ความสำคัญกับกฎข้อบังคับที่พัฒนาขึ้นภายในองค์กรเท่ากับกฎหมายที่เกิดขึ้นนอกองค์กร เนื่องจาก บางครั้งบทลงโทษในกฎข้อบังคับที่พัฒนาขึ้นภายในอาจจะไม่หนักพอเมื่อเทียบกับภายนอก ดังนั้นการควบคุมปรับปรุงโดยรวมศูนย์จะทำให้สามารถรวบรวม และจัดการกฎข้อบังคับทั้งหมดในเวลาเดียวกัน โดยสอดคล้องกันระหว่างภายใน และภายนอก

การควบคุมควรจะตรงกับความต้องการ และการควบคุมของอุตสาหกรรมนั้นๆ โดยที่ควรจะวัด และทำนายได้เพื่อให้สามารถประเมินและบันทึกไว้ได้ การควบคุมสามารถทำได้ดังนี้

• การควบคุมทางวัตถุ (Physical Control) เช่น การใส่กุญแจ การจัดให้มีเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย เป็นต้น
• การควบคุมทางเทคนิค (Technical Control) เช่น การกำหนดการใช้งานฮาร์ดแวร์ร่วมกัน การกำหนดการเข้าถึงระบบ การใช้งานอุปกรณ์สื่อสาร เป็นต้น
• การจัดการ (Administrative Control) เช่น การควบคุมชื่อผู้ใช้ การกำหนดสิทธิ์ใช้งานระบบ การควบคุมขั้นตอนการใช้ เป็นต้น

ทั้งนี้การควบคุมเหล่านี้จะต้องรวมถึงความสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ด้วย

ในทางปฏิบัตินั้นควรจะจัดให้มีเอกสารแสดงการประยุกต์ใช้งานโดยเอกสารนี้จะต้องอธิบายถึงรายการหัวข้อควบคุม (Control) และวัตถุประสงค์การควบคุมที่ได้เลือกไว้และเหตุผลของการเลือก รวมถึงหัวข้อควบคุมและวัตถุประสงค์ควบคุมที่มีการดำเนินการอยู่ในปัจจุบันหรือที่เรียกว่า Base line control ในกรณีที่หัวข้อการควบคุมใดที่ระบุว่าจะไม่มีการดำเนินการ จะต้องมีการระบุถึงเหตุผลของการยกเว้นไว้ด้วย

4. การติดตาม และตรวจสอบ

เจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายในควรจะสามารถเปรียบเทียบสิ่งที่ได้ดำเนินการไปแล้วกับสิ่งที่ควรจะดำเนินการได้ ประโยชน์ของเรื่องนี้คือ ถ้าหากองค์กรนั้นมีข้อมูลที่เป็นความลับ และเจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายในสามารถที่จะชี้แจงได้ว่าการปฏิบัติกับข้อมูลนั้นเป็นไปตามข้อกำหนดหรือไม่ จะทำให้องค์กรไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย และเวลาในการจัดเตรียมสำหรับการตรวสอบของผู้ตรวจสอบภายนอก โดยในการตรวจสอบนั้นควรต้องมีการดำเนินการต่างๆ เช่น

1. การดำเนินการเฝ้าติดตาม และทบทวนวิธีการปฏิบัติงาน และการควบคุมต่างๆ เพื่อ

• ตรวจจับความผิดพลาด
• ระบุถึงการละเมิดความมั่นคงปลอดภัย และเหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้น
• ช่วยในการตรวจจับเหตุการณ์ที่มั่นคงปลอดภัยโดยการใช้ดัชนีวัดที่เหมาะสม
• พิจารณาถึงความมีประสิทธิผลในการดำเนินการเพื่อแก้ไขการละเมิดความมั่นคงปลอดภัย

1. การทบทวนความมีประสิทธิผลของการปฏบัติตามข้อกำหนดอย่างสม่ำเสมอ
2. การวัดความมีประสิทธิผลของการควบคุม เพื่อทวนสอบถึงการปฏบัติตามข้อกำหนดและมาตรฐานที่กำหนดขึ้น
3. การปรับปรุงกระบวนการปฏบัติตามข้อกำหนด และมาตรฐานที่กำหนดขึ้น

โดยส่วนใหญ่การบริหารจัดการตามข้อกำหนดเป็นแบบ Manual ซึ่งทำให้ขาดความสามารถในการออกรายงานที่ดี และระบบที่เป็นระบบอัตโนมัติก็มีการออกรายงานที่ไม่ดีนัก จึงมีคำแนะนำให้มีการนำประโยชน์ของเทคโนโลยีการออกรายงานแบบรวมศูนย์ (Centralized Reporting) มาใช้ควบคู่ไปกับการบริหารจัดการแบบรวมศูนย์ ซึ่งไม่ได้มีประโยชน์แค่การสร้างเอกสารเพื่อการตรวจจับระหว่างกระบวนการตรวสอบ (Audit) เท่านั้น แต่ยังทำให้การบริหารจัดการขององค์กรรับรู้ถึงข้อมูลที่เป็นสิ่งที่น่ากังวลกับการปฏิบัติตามข้อกำหนด และการติดตามกรณีผิดปกติด้วย

บทสรุป ผลจากความก้าวหน้าของเทคโนโลยีสารสนเทศที่เพิ่มมากขึ้น ทำให้องค์กรธุรกิจส่วนใหญ่ได้มีการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเครื่องมือหลัก ส่งผลให้ความต้องการในการดูแลความมั่นคงปลอดภัยของสารสนเทศเพิ่มสูงด้วย ในประเทศไทยได้เริ่มมีการคำนึงถึงเรื่องเหล่านี้มากขึ้น โดยภาครัฐได้เริ่มมีการกำหนดตัวบทกฎหมายเพื่อควบคุมและบังคับใช้อย่างเป็นทางการไปบ้างแล้ว เช่น พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์, พระราชกฤษฎีกากำหนดหลักเกณฑ์ และวิธีการในการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ภาครัฐ, พระราชกฤษฎีกาว่าด้วยการควบคุมดูแลธุรกิจบริการการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์, พระราชกฤษฎีกากำหนดวิธีการแบบปลอดภัยในการประกอบธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น ซึ่งสิ่งนี้จะกระทบกับองค์กรธุรกิจต่างๆ ที่จะต้องจัดให้มีการดำเนินการให้สอดคล้องตามข้อกำหนดทางกฎหมาย โดยที่จะทำให้องค์กรบรรลุถึงการดำเนินการดังกล่าวนี้ได้ จะต้องเกิดจากความร่วมมือของทุกฝ่ายภายในองค์กรในการสร้างมาตรฐาน (Working Standard) ของตนเองขึ้นมา และการทำให้ทุกคนเห็นพ้องต้องกันว่าการปฏิบัติตามข้อกำหนดตามมาตรฐานนี้ ไม่ได้เป็นการเพิ่มภาระ แต่จะทำให้เกิดประโยชน์กับองค์กรได้จริง

Ocean Life Insurance

การแข่งขันในวงการธุรกิจทุกวันนี้ ไม่ใช่แค่ “ปลาใหญ่กินปลาเล็ก” อีกต่อไป นิยามการแข่งขันใหม่คือ “ปลาเร็วกินปลาช้า” หมายถึง ธุรกิจที่มีการตอบสนองลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้องและตรงใจลูกค้าที่สุดจะเป็นผู้ชนะ โดยเฉพาะในวงการธุรกิจประกัน ความถูกต้อง แม่นยำ และรวดเร็วถือเป็นสิ่งสำคัญ

บริษัทไทยสมุทรประกันภัย เล็งเห็นถึงจุดสำคัญส่วนนี้จึงได้ปรับปรุงการจัดเก็บและการจัดการเอกสารเกี่ยวกับงานประกันภัยทั้งหมดใหม่ โดยให้ความไว้วางใจใน บริษัท เทคสเฟียร์ จำกัด ให้เป็นผู้ให้คำแนะนำและด้วยความเชี่ยวชาญประกอบกับประสบการณ์ในงานด้านการจัดการเอกสาร ทางเทคสเฟียร์ได้ทำการบริหารจัดการตลอดจนให้คำปรึกษาออกแบบระบบการจัดการเอกสารในงานประกันภัยของบริษัทไทยสมุทรประกันชีวิต ที่มีสาขากว่า 249 สาขาทั่วประเทศได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเอกสารต่างๆ จะถูกสแกนผ่านเครื่องสแกน Canon แล้วนำส่งเข้าสู่ระบบส่วนกลางเพื่อทำการ OCR ตรวจสอบหมายเลขของเอกสาร รวมถึงการจำแนกประเภทเอกสารให้เป็นหมวดหมู่โดย Kool Captor ก่อนถูกจัดเก็บเข้าสู่ระบบจัดเก็บเอกสาร Kool Keeper ต่อจากนั้นจะเป็นขั้นตอนของการทำอินเด็กซิ่งของเอกสารที่ถูกนำเข้านั้น เพื่อการสืบค้นที่ง่ายและรวดเร็วผ่านเอ็นจินการค้นหาเอกสารอัจฉริยะนามว่า Kool Quest ด้วยนวัตกรรมเทคโนโลยีที่เปี่ยมประสิทธิภาพเล่านี้ ส่งผลให้การจัดเก็บเอกสารจาก 249 สาขาทั่วประเทศมีความถูกต้อง แม่นยำ และรวดเร็วอย่างไม่เคยมีมาก่อน

รูปที่ 1 ภาพรวมของการทำงานของระบบ Kool Keeper
ทั้งนี้ทำให้ธุรกิจประกันที่ต้องการความถูกต้องและความรวดเร็วของไทยสมุทรประกันชิวิตดำเนินไปได้อย่างดีและมีประสิทธิภาพ ส่งผลให้บริษัทสามารถก้าวขึ้นเป็นผู้นำทางด้านธุรกิจประกันภัยในลำดับต้นๆ ของประเทศ ณ ปัจจุบัน

ไทยศรีประกันภัย

เอกสารใบคำขอเอาประกันเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดอย่างนึงในธุรกิจประกันภัย แต่เนื่องจากการเติบโตอย่างต่อเนื่องของบริษัทไทยศรีประกันภัย จำกัด จึงเป็นเหตุให้เอกสารต่าง ๆ เพิ่มขึ้นมากเป็นเงาตามตัว ประกอบกับเอกสารคำขอเอาประกันมักถูกส่งเข้ามาจากสาขาต่าง ๆ ทั่วประเทศพร้อมกันในปริมาณมากในช่วงเวลาสิ้นเดือน ทำให้ยากต่อการบริหารจัดการ และไม่สามารถตอบสนองความต้องการได้อย่างทันท่วงที   ทางบริษัท เทคสเฟียร์ จำกัด และ Canon ได้นำเสนอ Kool Keeper เพื่อบริหารจัดการเอกสารตั้งแต่การนำเข้าเอกสาร ไปจนถึงจัดเก็บเข้าระบบ Kool Keeper และสืบค้น เรียกดูผ่าน web browser

ด้วยโซลูชันที่บริษัทฯ พัฒนาร่วมกับ Canon นั้นบริษัท ไทยศรีฯ สามารถนำเอกสารต่าง ๆ เข้าสู่ระบบ Kool Keeper ผ่านเครื่องมัลติฟังก์ชันของ Canon ได้โดยอัตโนมัติทำให้สามารถส่งเอกสารในปริมาณมาก ๆ ได้ด้วยเวลาอันสั้น เป็นการลดภาระในการจัดส่งเอกสาร และเพิ่มผลผลิตในการทำงาน อีกทั้งยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในกระบวนการทำงานให้กับองค์กรได้

KOOL QUEST เป็น ระบบค้นหา ที่สามารถค้นหาภาษาไทยได้อย่างถูกต้อง และสามารถกำหนดเงื่อนไขในการค้นหาตั้งแต่แบบง่ายๆ ไปจนถึงแบบสลับซับซ้อน เพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นหาเอกสารได้ตรงกับความต้องการอย่างรวดเร็ว ในโลกของธุรกิจ บริษัทที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างถูกต้องแม่นยำและรวดเร็วย่อมได้เปรียบเหนือคู่แข่ง แต่ในโลกของความเป็นจริงแล้วข้อมูลข่าวสารที่มีอยู่ในองค์กร มีอยู่มากมายมหาศาล ไม่ว่าจะเป็นในระบบฐานข้อมูล เช่น ระบบบัญชี, ระบบเงินเดือน, ระบบคลังสินค้า หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบต่างๆ เช่น Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Acrobat, E-mail แม้กระทั่งข้อมูลในรูปแบบของเสียง, ภาพและวีดีโอก็ตาม

Product Feature and Function:

• สนับสนุนรหัสข้อมูลแบบ Unicode จึงสามารถรองรับข้อมูลได้ทุกภาษา

• พัฒนา ได้ทั้งแบบ เว็บ แอพพิเคชัน และ วินโดวส์ แอปพลิเคชัน

• สามารถจัดทำดัชนีได้ทั้ง โฟลเดอร์, เว็บไซต์, ฐานข้อมูล และอีเมล

• สามารถสร้างฐานข้อมูลของ เสิร์ชเอนจินได้ โดยไม่จำกัดจำนวนของฐานข้อมูล

• สามารถจัดทำดัชนี แฟ้มข้อมูลได้ทุกประเภท เช่น Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Acrobat, E-mail แม้กระทั่งข้อมูลในรูปแบบของเสียง, ภาพและวีดีโอ

• สามารถปรับปรุงดัชนีของฐานข้อมูลได้ในขณะที่มี User อื่นๆ กำลังใช้งานอยู่ได้

• สามารถกำหนดคำที่ไม่ต้องการจัดทำดัชนีได้ เพื่อให้การค้นหามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และยังลดขนาดของฐานข้อมูล เสิร์ชเอนจินด้วย   เช่นคำว่า “และ” “ก็” เป็นต้น ซึ่งคำเหล่านี้โดยส่วนใหญ่ไม่นิยม นำคำเหล่านั้นมาค้นหา

• สามารถจัดการตารางเวลาในการจัดทำดัชนีได้ เพื่อให้ระบบทำการอัพเดทดัชนีได้โดยอัตโนมัติ ตาม ตารางเวลา ที่ได้ตั้งไว้

• ในการจัดทำดัชนี ของเวปไซด์ Kool Quest มีความสามารถในการติดตามการเชื่อมโยงที่มีอยู่ในหน้าเว็บแต่ละหน้าของเว็บเพจ (Spider Index) และจัดทำดัชนีของหน้าเว็บที่เชื่อมโยงไปถึงด้วย และยังมีความสามารถอื่นๆที่ช่วยเหลือในการจัดทำดัชนีของ เว็บไซต์ อย่างง่ายดาย

• สามารถทำดัชนีของฐานข้อมูลใดๆ เช่น Oracle, SQL Server, MySQL, Access เป็นต้น

• มีเครื่องมือสำหรับจัดการฐานข้อมูล เสิร์ชเอนจิน ทั้งสร้างใหม่, ปรับปรุง, ลบ, บีบอัด, รวมฐานข้อมูลดัชนีเข้าด้วยกัน และยังมีเครื่องมือสำหรับช่วยในการตัดคำภาษาไทย เป็นต้น

• สนับสนุนการทำงานบนระบบปฏิบัติการวินโดวส์ และลีนุกซ์